Ze zocht een spilfunctie met veel eigen verantwoordelijkheid en ruimte voor haar organisatietalent. Bij voorkeur in een dynamische en internationaal georiënteerde werkomgeving. Ze vond die baan bij de Bijenkorf, als rechterhand van CMO Edo Beukema. Hoe is Marlous Coster (31) daar terechtgekomen en hoe ziet haar werkweek eruit?     

Hoe ben je aan deze baan gekomen? “Via een werving & selectiebureau. Toen ik over deze vacature werd gebeld, had ik eerst zo mijn twijfels. De Bijenkorf leek me een leuk bedrijf, maar een functie als management assistente? Tijdens mijn eerste sollicitatiegesprek zei ik direct tegen Edo: “Ik ben geen standaard secretaressetype.” Hij zei: “Dat zoek ik ook helemaal niet. Ik zoek iemand die meedenkt, verantwoordelijkheid durft te nemen en zelfstandig projecten oppakt.” Toen durfde ik het wel aan.”

Achtergrond. “Ik heb de Hogere Hotelschool in Den Haag gedaan, en daarna Cultuur, Organisatie en Management aan de VU gestudeerd. Na mijn studie wist ik niet precies welke kant ik op wilde gaan. Ik heb eerst een jaar bij een HR consultancy bedrijf gewerkt, een salesgerichte organisatie met veel targets. Dat was niet helemaal mijn ding, maar wat dan wel? In ieder geval een functie waarin ik veel kan organiseren, zelfstandig kan werken en mijn talen kan gebruiken. Ik heb ruim drie jaar in het buitenland gewoond en wilde mijn Frans en Engels graag op peil houden. Dat is gelukt. In deze baan heb ik mijn talen vrijwel dagelijks nodig.”

Wat doe je allemaal? “In de basis ben ik er om Edo te assisteren, om ervoor te zorgen dat zijn dag zonder hobbels verloopt. Hij is veel op reis; ik regel al zijn reizen en zorg dat de zaken tijdens zijn afwezigheid doordraaien. Ik lees zijn e-mails om te kijken wat ik kan oppakken. Ik ben het aanspreekpunt voor onze Concessionaires, de shop-in-shop-houders, zoals onder andere Hermès en Louis Vuitton. Ook ben ik Liaison Officer voor de internationale warenhuisvereniging ACI waarbij de Bijenkorf is aangesloten, maar bijvoorbeeld ook Lafayette en El Corte Inglés. Het doel is om informatie uit te wisselen en te leren van elkaars best practice. Verder bereid ik de wekelijkse en maandelijkse besprekingen voor, en host ik de internationale meetings in Amsterdam. Bij commerciële evenementen assisteer ik de afdeling marketing. Daarnaast controleer en boek ik de reizen van onze 80 inkopers. Buiten dat vaste kader heb ik eindeloze mogelijkheden om zelf projecten op te pakken. Die uitdaging heb ik ook nodig, anders zou ik me gaan vervelen.”

Gemiddelde werkweek. “Die bestaat eigenlijk niet. Het enige dat vast staat is dat ik ’s morgens om acht uur begin, en meestal rond een uurtje of zes naar huis ga. Ik heb een paar vast terugkerende taken zoals de voorbereidingen voor diverse bijeenkomsten, voor de rest is het inspringen op wat de week brengt. Zo heb ik de afgelopen dagen vier uur met de KLM aan de lijn gehangen, volgende maand ga ik naar Berlijn voor de ACI netwerkmeeting, erg leuk.”

Eigenschappen. “Je moet een duizendpoot zijn en goed kunnen plannen en organiseren. In deze baan komen er zoveel verschillende dingen op je af. Je moet echt een helikopterview hebben om het overzicht te bewaren. Ook belangrijk is kunnen omgaan met veel verschillende mensen. Van medewerkers op de winkelvloer tot aan de hoogste baas van Chanel, op alle niveaus moet je je rol kunnen spelen.”

Samenwerking. “Edo is een heel fijn persoon om mee te werken. Hij is de vrolijkheid zelve; ik heb hem nog nooit boos of zelfs geïrriteerd gezien. Het klikte meteen vanaf de eerste kennismaking. Dat is belangrijk, want we werken nauw samen. Die klik maakt of kraakt je baan. De kracht van onze samenwerking is dat Edo mij veel vrijheid geeft om projecten zelfstandig op te pakken. Toen ik laatst zei dat de reizen van onze inkopers efficiënter geregeld konden worden, zei hij direct: ‘Ga dat maar uitzoeken.’ Daar ben ik nu ook mee bezig.”

Vooroordeel. “Als je zegt dat je de assistente van de inkoopmanager bent, zeggen mensen wel eens: ‘Hoezo assistent, jij hebt toch gestudeerd?’ Ze hebben geen idee wat je allemaal doet. Dan leg ik het nog maar eens uit.”

Nog carrièretips voor anderen? “Moeilijke vraag, misschien dat de keuze voor een bepaald bedrijf nog belangrijker is dan de functie zelf. Een bedrijf kun je niet veranderen, een functie vaak wel. Je kunt je werk interessanter maken door allerlei taken naar je toe te trekken. Door je eager op te stellen en zelf met goede ideeën en voorstellen te komen. Grote kans dat je ze dan ook zelf mag uitvoeren.”

<in kader>Agenda Marlous Coster

• Voorbereiding afspraken van inkoopdirecteur Edo Beukema, in binnen- en buitenland, inclusief het regelen van vliegreis, hotels, en meer.
• Boeken van de reizen van de inkopers.
• Aanspreekpunt voor Concessionaires (shop-in-shop-houders), inclusief alle  correspondentie over wijzigingen, acties en openingstijden.
• Liaison Officer-werkzaamheden voor de internationale warenhuisvereniging ACI.
• Organisatie (inter)nationale meetings en evenementen.
• Afhandelen van alle inkoopgerelateerde vragen van het Klant Contact Centrum.
• Voorbereiding en notulen verzorgen van de wekelijkse preview meeting van directie en managers en de maandelijkse vergadering van de afdeling inkoop.
• Beheer vademeca: afspraken die met leveranciers zijn gemaakt.

Vision, oktober 2011, magazine Secretary Plus, reclamebureau Campaigns&Results, foto: Bastiaan van Musscher, tekst: Moniek Moorman